ORGANISATION DU 4ème DECATHLON JEUNE par "l'ELAN Sport Pour Tous "
Le Perray-en-Yvelines
25 MAI 2014
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L'objectif de ce document est de lister l'ensemble des tâches/rôles qui permettrons la réalisation de cette manifestation destinée
au plaisir des enfants, à l'échange Parents/enfants et à la convivialité entre les parents.
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la liste ci-dessous doit s'enrichir de vos idées et de vos réalisations.
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ACTION
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DESCRIPTION / COMMENTAIRE
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QUI
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QUAND
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Choix du thème de la
journée
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La seconde édition nous avions donné un nom d'animal par équipe avec une image de celui-ci, la troisième édition
nous avions donné des noms de fruits avec un visuel.
Pour la quatrième édition il faut penser au thème, au 11 noms d'équipes et au visuel pour chacune d'elle : Idées déjà évoquées : L'Europe, les planètes,
Recyclage.
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Tout le monde
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Avant Janvier
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Choix du cadeau
d'accueil
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nous souhaitons remettre à chaque enfant participant a cette journée un cadeau à son arrivée.
L'an passé nous avions des bandanas de couleur pour identifier les équipes.
les idées : casquette, tee-shirt, gourde. Trouver référence et coût pour une centaine d'enfants
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Tout le monde
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Avant Janvier
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PARTIE ADMINISTRATIVE
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AUTORISATIONS MUNICIPALES
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Autorisation manifestion
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Obtenir les documents avant les elections
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Bureau
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avant les elections
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Auto. circulation et fermeture pkg
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Obtenir les documents avant les elections
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Bureau
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avant les elections
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Auto? Buvette
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Obtenir les documents avant les elections
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Bureau
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avant les elections
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SUBVENTIONS
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Conseil Général des Yvelines
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Obtenir subvention + coupes
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Olivier -> le bureau
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EN COURS
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Com. De commune
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Pas de site internet actuellement
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le bureau
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Mairie
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Obtenir subvention + coupes + autorisation + salle
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Bureau Elan
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Avant Avril
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Comité départemental FFEPPM
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Obtenir subvention + coupes
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Olivier -> le bureau
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demande dossier faite
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Magasin de sport : (Intersport, Décathlon, go sport, ...)
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Obtenir subvention T-Shirt pour organisateurs (30) +
éventuellement T-shirt enfants (100)
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fait olivier
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Avant Avril
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Magasin de sport : (Intersport, Décathlon, go sport, ...)
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Obtenir subvention + coupes + éventuellement T-shirt
enfants (100) VOIR EN
BAS DE PAGE LA LISTE dans recompenses
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Tout le monde
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Avant Avril
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Toutes autres entreprises (banques, grosses entreprises…)
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Obtenir subvention + coupes + éventuellement T-shirt enfants (100) VOIR EN BAS DE PAGE LA LISTE dans
recompenses
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Tout le monde
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Avant Avril
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PROMOTION
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le perray info
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Promotion Elan + École des sports + site internet + 4eme
décathlon
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Bureau Elan
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En janvier
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Intercommunalité ?
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les nouvelles de Rambouillet
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Olivier et le bureau
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1er mail ok voir mercredi si parution ok
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RVE
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Olivier et le bureau
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Tout au long de l'année
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EVASION
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Olivier et le bureau
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Tout au long de l'année
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MARMITTE FM
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Trouver les contacts
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Agnès Prevel
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Avant Janvier
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Communication interne externe
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Préparer Affiche + flyers
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Christelle/Sébastien
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Avant fin décembre
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Communication école/ carnet de correspondance
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Bureau Elan
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entre 1 et 7 Avril
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Affiches
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Sébastien
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Banderole/ communication associative
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reprise de contact avec la jardinerie POULAIN -> Mr olivier PITEL
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Olivier
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En cours
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INSCRIPTIONS
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Formule d'inscription
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Valider la formule d'inscription, par mail ? formulaire en ligne ? repas inclus ? …..
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Bureau Elan
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Avant Janvier
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Gestion des inscriptions
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Formulaire d'inscription
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Compléter le formulaire d'inscription (+ intolérance alimentaire), Apporter rollers + protection + trottinette +
casque.
Compléter avec la disponibilité des parents ajouter au dos les sponsors
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Christelle
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Avant janvier
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PARTIE REPAS
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Organisation
REPAS
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Formule Repas
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Repas sans frites ? Juste saucisses ? Saucisses sans porc ?
Salade froide de type taboulé, piémontaise, pates ou riz et éventuellement une crudité de carottes
Fromage ? Type mini caprice ? Babybel?
Salade de fuit
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Bureau Elan
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obtenir un soutien logistique (barnum table chaises etc…)
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Bureau Elan
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Avant Avril
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Cuisson
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A définir en fonction du choix de la formule
France Boissons
Immeuble H20, 2 rue des Martinets
92569 Rueil-Malmaison CEDEX-France
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Prêt de barbecues
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Prêt d'un Réfrigérateur
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Installation
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Café
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Boisson
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olivier cristalline si ko on verra saint lambert a ST LAMBERT DES BOIS
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PARTENAIRE REPAS
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LECLERC
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Olivier
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Salade de fruits
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Bruno
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PARTENAIRE
GOUTER
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NATUREO
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Olivier
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ERTE le perray
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Ok il nous suivent
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Karine
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ESPACE BOISSON
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Avoir un endroit où les enfants vont pouvoir par équipe laisser leur gourde et trouver une menu restauration,
fruits secs par exemple avec une poubelle
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PARTIE SPORTIVE
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CHOIX DES EPREUVES
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Ergomètre 50m/125m ou250m
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Valider le choix des épreuves.
Voir possibilité de faire d'autres épreuves : grimpé de corde dans le gymnase, ....
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Thibaud / Olivier
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Avant fin janvier
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Lancer loin, si possible en ext.
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Lancer de frisbee
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Grimper de corde a nœuds 3m
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Quilles landaises
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Bowling avec des balles lourdes
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Lancer de précision
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Parcours d'obstacle
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Faire un plan d'installation pour situer les épreuves (intérieur et extérieur en fonction du temps).
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Olivier / Sébastien
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Parcours roller
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Parcours vélo ou trottinette.
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Test Basket
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Triple bonds
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Course 40m
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Course de haies
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Course 300m / 600m
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Prévoir un couloir d'arrivée
Prévoir des bénévoles 'pousseurs'
Prévoir de numéroté les enfants sur la main a l'arrivée
Prévoir un secrétaire pour écrire les nom et prénom et N° d'équipe ainsi que le temps réalisé
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LOGISTIQUE
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Formation de équipes
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Olivier
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Après fin des inscriptions
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Tableau des équipes
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Christelle
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Après fin des inscriptions
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Fiche pour les épreuves
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Christelle
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Après fin des inscriptions
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Impressions des documents, affiches, pancartes…
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Préparer les cadeaux et récompenses (sacs pour cadeaux)
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Vendredi soir ou samedi matin
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24-mai
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Matérialisation préalable
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A organiser le samedi après midi
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24-mai
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Distributions des arrêté dans les boites à lettres
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Vendredi soir ou samedi matin
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24-mai
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Arche à ballon
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Préparation samedi après-midi
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24-mai
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Bouquet ballons/ateliers
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Gonflage ballon/atelier à l'helium
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25-mai
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Matériel épreuve
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Prévoir le matériel pour les contrôleurs (planchette, règlement, crayon, chrono, …
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en mai
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Bancs
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Prévoir un banc auprès de chaque atelier.
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Barnum
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Tables et bancs
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Tonte pelouse
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Déplacement voiture
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Secouriste / pharmacie
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Photo épreuves
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Photo challenge adulte
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Photo bénévoles
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Vidéo
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PARTIE PODIUM
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Saisie des résultats
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valerie
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10h00 17h00
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Animateur gouter resultats
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17h00
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Classement
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Donner les résultats G/F
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Lacher de ballons
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Chaque enfant recoit un ballon gonflé a l'helium avec une étiqette, il ecrit son prénom et nom sur la carton ou
figure notre adresse pour retour
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RECOMPENCES
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Remerciements des partenaires de l'année dernière + information sur la date de cette année.
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rédiger un courrier type pour remerciement et demande pour cette année
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Bureau + Olivier
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Avant fin décembre
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FLUNCH Maurepas cadeau/ballons sel/poivre charlotte
pour mettre sous les casques et éviter les poux
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Pour récompenser les enfants de leurs efforts de la journée, de leur persévérance, nous souhaitons leur donner
quelques cadeaux
Il convient de reprendre contact avec nos partenaires de l'an passé et de leur demander de renouveler le partenariat
Penser à prévenir Olivier avant de contacter un partenaire potentiel pour que nous ne les sollicitions pas deux fois. Pensez produits, ballons, gâteaux, chocolat,
boissons, bonbons barres de céréales, échantillons divers et variés, livres, entrées musée, zoo, ...
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Tout le monde
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Avant fin avril
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Buffalo Rambouillet
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Intersport Rambouillet
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oui
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Elodie/olivier
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Decathlon
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Karine
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pizza hut
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Karine
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SCHUCCO
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Karine
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Kiabi Rambouillet
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olivier
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Bowling Rambouillet
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Bowling Maurepas
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Universal circuit pariwest
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Bergerie nationale
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Espace Rambouillet
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olivier
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Château de Breteuil
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Musé Rambolitrain
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Karine
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Jardinerie / fleurs
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jardinerie POULAIn mr ODIN,
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olivier
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Parc Nat. Reg. H. Val. de Chevreuse
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g.bernardet@parc-naturel-chevreuse.fr,
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Vos magasins
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la halle vetements ramb.
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NON
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Elodie LETELLIER
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www.marquesavoie.com
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cahiers de coloriage
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Elodie ?
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Vos entreprises
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Vos amis
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Vos relations
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Vos visites internet
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Médailles
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Rambouillet Olympique (Décathlon olympique Moderne
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Olivier
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Avril
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GESTION DES
BENEVOLES
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Accompagnateur Équipe / Contrôleurs
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Faire un tableau de gestion des bénévoles en fonction des inscriptions + relance
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Christelle/ Olivier
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Février
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Formations des contrôleurs
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Olivier
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10 et 11 mai rambouillet
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Roulement des controleurs
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Organiser les roulements entre les bénévoles en fonction de leur disponibilités (matin / après midi)
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Organisation logistique
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Contrôleurs course à pieds
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Bénévoles pour le service du repas
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DIVERS
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LE CHALLENGE ADULTES
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Ergomètre 500m, …..
Un contrôleur
Une feuille de résultats
Une récompense (deux ou trois)
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Expo photo par atelier ?
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DIVERS
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CONCOURS DE DESSIN
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Dessiner le decathlon
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Jury
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Yvette?
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RECOMPENSES
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